Cara Menggunakan Microsoft POWERPOINT 2007
Telah
kita ketahui bersama bahwa Microsoft "POWERPOINT" 2007 merupakan salah
satu program aplikasi yang cukup handal dan profesional untuk membuat
presentasi. Fasilitas pada Microsoft PowerPoint juga sangat lengkap
jika dibandingkan dengan program aplikasi lainnya. Kelengkapan fitur
dan fasilitas membuat user merasa nyaman saat menggunakannya.
Untuk selengkapnya mari kita bahas Microsoft "POWERPOINT" 2007 di bawah ini.
Dasar-dasar Penggunaan "POWERPOINT"
Dasar-dasar
penggunaan Microsoft PowerPoint 2007 sama dengan aplikasi program
office yang lain, baik secara penyimpanan maupun cara membuka filenya.
Hanya saja, dalam pembuatan sebuah presentasi ada beberapa tahapan yang
harus dilakukan. Misalnya, mempersiapkan layout presentasi.
1. Aktifkan program Microsoft PowerPoint 2007.
2. Membuat Presentasi
Slide pertama presentasi biasanya berisi
judul dan subjudul. Secara default, saat program Microsoft PowerPoint
2007 diaktifkan pada lembar kerja akan secara otomatis tampil kotak
judul dan subjudul presentasi. Untuk menuliskannya, klik kotak "Click to add title",
lalu ketikan judul presentasi, misalnya "COMPANY PROFILE IMPROVE
COMPUTER" (maaf nich nama usaha kecil2an punyaku... he hee...). Trus..,
pada sub-title alamat perusahaan, misal: Jl. Kelir-Manyaran No.012,
Manyaran KM.02.
3. Membuat dan Mengedit Teks.
Untuk menambahkan teks pada desain slide, pilih Ribbon Insert. Pada group Text> klik Text Box,
lalu ketikan teks yang diinginkan. Jika teks yang dituliskan tidak
sesuai. Anda bisa mengeditnya dengan mengklik teks yang akan diedit.
4. Menggunakan Outline
Outline adalah bagian dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 yang
terletak di sisi kiri lembar kerja. Cara menampilkan outline adalah
dengan mengklik tab Outline yang terletak di bawah Ribbon. Pada
outline akan ditampilkan objek atau teks yang menjadi bagian slide
aktif. Anda juga bisa mengedit teks melalui outline dengan cara seleksi
teks pada ourline baru kemudian mengedit teks.
5. Membuat catatan
Anda dapat juga menambahkan catatan pada slide dengan mengklik area "Click to Add Notes" di bawah slide. Setelah itu ketikkan catatan slide yang akan ditambahkan.
6. Menyimpan File Presentasi
Cara menyimpan file presentasi sama seperti menyimpan file presentasi pada Microsoft Power Point versi sebelumnya dengan save tool pada Quick Access toolbar. Ketikkan nama file dan tujuan yang diinginkan. Pilih Power Point Presentation di bagian Save as Type, dan akhiri dengan mengklik Save.
7. Mengatur Desain Presentasi
Untuk mempercantik presentasi, anda bisa menambahkan desain yang
menjadi bawaan dari aplikasi Microsoft Power Point 2007 melalui Ribbon Design. Ribbon itu memungkinkan anda untuk menambahkan desain latar belakang slide dengan mengaktifkan slide, lalu pilih Ribbon Design. Pada group Themes
pilih salah satu desain slide. Untuk menampilkan semua pilihan desain,
klik Slide yang akan dipilih akan ditampilkan pada halaman kanvas.
8. Mengatur Format teks
Format teks yang dimaksud di sini adalah seperti pengaturan ukuran,
jenis font, warna teks dan sebagainya. Untuk mengatur format teks,
seleksi teks dan gunakan Group Font dengan mengaktifkan Ribbon Home terlebih dahulu. Pilih salah satu icon untuk mengatur format teks.
a. Menggunakan Kotak Dialog Font
Anda bisa juga mengedit teks menggunakan kotak dialog Font dengan memilih Ribbon Home. Lanjutkan dengan menyorot Group Font, lalu klik anak panah di sudut kanan bawah.
b. Menggunakan Bullet and Numbering
Bullet and Numbering seriing digunakan untuk menuliskan poin-poin bahasan dalam presentasi. Untuk menambahkan Bullet atau Numbering, gunakan cara di bawah ini:
1. Seleksi bagian yang akan ditambah bullet atau numbering.
2. Pilih Ribbon Home> Bullet> atau Numbering pada Group Paragraph.
3. Pilih bentuk bullet atau numbering yang diinginkan.
9. Teknik Penggunaan Warna
Selain teknik pengaturan desain presentasi, teknik penggunaan warna
(atau biasa disebut theme) juga mempengaruhi hasil akhir presentasi
yang disajikan. Cara mengatur theme adalah dengan memilih Ribbon Design. Kemudian, pilih warna dengan mengklik Color pada Group Themes.
10. Mengubah Warna Background
Jika kurang menyukai warna Background theme, anda bisa mengubahnya melalui Ribbon Design dan memilih Background Style pada Group Background. Akan muncul berbagai warna Background, anda bisa juga mengubah style Background secara manual dengan memilih Format Background pada kotak Background Style.
Pada pilihan itu, anda bisa mengatur style lebih detail. Warna yang
bisa dipilih juga lebih bervariasi, misalnya warna gradasi, tekstur atau
bahkan gambar.
11. Menggunakan Master Presentasi
Master Presentasi biasanya menjadi bagian dari template, termasuk di
dalamnya teks, objek, theme, font, shapes dan sebagainya. Untuk membuat
master presentasi, pilih Ribbon View. Pada group Presentase Views, pilih Slide Master, lalu ketik teks yang diinginkan.
12. Bekerja dengan Tabel, Gambar, Video dan Sound
Dalam presentasi, penambahan tabel, Gambar, Video dan Sound akan memberikan nilai plus tersendiri
a. Bekerja dengan Tabel
Objek tabel sering digunakan dalam penyajian presentasi, yang biasanya dipakai dalam pembuatan laporan.
- Membuat tabel
Cara menambahkan objek tabel pada presentasi adalah dengan memilih Ribbon Insert. Pada group Tables, pilih Tabble> Insert Table dan tentukan jumlah baris dan kolom. Kemudian masukkan data yang dibutuhkan.
- Mengatur Format Tabel
Untuk memodifikasi tabel, aktifkan tabel dan pilih ribbon Layout.
Lanjutkan dengan mengatur layout tabel yang diinginkan. Untuk
mengetahui lebih jauh fungsi tool dari menu layout yang digunakan, baca
keterangan berikut:
- Selecti: untuk menyeleksi bagian tabel yang diinginkan.
- View Gridlinesi: untuk menampilkan/menyembunyikan garis bantu Gridlines.
- Delete: untuk menghapus bagian tabel yang diseleksi.
- Insert Above: untuk menyisipkan baris ke atas.
- Insert Bellow: untuk menyisipkan baris ke bawah.
- Insert Left: untuk menyisipkan kolom ke kiri.
- Insert Righ: untuk menyisipkan kolom ke kanan.
- Merge Cells: untuk menggabungkan cell yang diseleksi.
- Split Cells: untuk membagi sel menjadi beberapa bagian.
- Table Row Height: untuk mengatur tinggi baris.
- Table Column Widdth: untuk mengatur lebar kolom.
- Distribute Rows Height: untuk menyamakan tinggi baris.
- Distribute Rows Widht: untuk menyamakan lebar kolom.
- Left: untuk meratakan teks ke sisi kiri sel.
- Center: untuk meratakan teks ke sisi tengah sel.
- Right: untuk meratakan teks ke sisi kanan sel.
- Align Top: untuk meratakan teks ke bagian atas sel.
- Center Vertically: untuk meratakan teks ke bagian tengah sel.
- Align Bottom: untuk meratakan teks ke bagian bawah sel.
- Text Direction: untuk memutar teks dengan sudut putaran tertentu.
- Cells Margin: untk mengatur batas atas, kiri, kanan dan bawah teks pada sel.
- Mengatur desain tabel
Anda juga dapat memanfaatkan Ribbon Design untuk memodifikasi tabel. Fungsi tool dari Ribbon Design sebagai berikut:
- Header Row: untuk menambahkan arsiran pada baris pertama tabel.
- Total Row: untuk menambahkan arsiran pada baris terakhir tabel.
- Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada baris tabel.
- First Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom pertama tabel.
- Last Column: untuk menambahkan arsiran pada kolom terakhir tabel.
- Banded Row: untuk menambahkan variasi arsiran berbeda pada kolom tabel.
- Tables styles: untuk mengubah style tabel.
- Shading: untuk menambahkan arsiran warna bagian tabel.
- Outside Border: untuk menambahkan garis border tabel.
- Effect: untuk menambahkan efek emboss/bevel pada sel tabel.
- Quick Style: untuk menambahkan variasi word art pada teks tabel.
- Teks Fill: untuk menambahkan variasi warna teks.
- Text Outline: untuk menambahkan variasi garis luar teks.
- Text Effect: untuk menambahkanvariasi effect teks.
- Pen Style: untuk mengubah style garis tabel.
- Pen Weight: untuk mengubah tebal garis tabel.
- Pen color: untuk mengubah warna garis tabel.
- Draw table: untuk mengaktifkan pen tabel.
- Eraser: untuk menghapus format tabel.
b. Menggunakan Gambar
Penambahan
obyek gambar merupakan salah satu komponen pendukung dalam penyajian
presentasi. Untuk menambahkan obyek image, pilih Ribbon
Insert. Pada group
Illustration, pilih
Picture. Lanjutkan dengan menentukan direktori file image yang akan ditambahkan dan klik
Insert untuk mengakhiri.
*Menggunakan Grid dan Drawing Guides
Grid dan Guide digunakan untuk mengatur posisi obyek pada presentasi
sesuai keinginan. Untuk menggunakan Grid dan Guide, klik kanan lembar
kerja dan pilih Grid dan Guide, lalu atur setting sesuai keinginan.
*Membuat album Photo
Anda juga bisa menambahkan photo album pada Microsoft Power Point 2007 menggunakan langkah sebagai berikut:
- Pilih Ribbon Insert.
- Pada group Illustration pilih Photo Album> menu New photo album.
- Tentukan direktori file image yang akan dijadikan album dengan klik File/Disk.
- Klik Insert untuk mengakhiri. (Ulangi langkah no.4 dan 5 untuk menambahkan file image atau foto lain)
- Pilih Fit to Slide untuk menyamakan ukuran foto dengan ukuran slide.
- Setelah selesai klik Create.
- Klik Slide pertama, lalu tambahkan teks.
c. Menggunakan Video dan Sound
Objek
gambar dan suara juga bisa dijadikan objek pendukung presentasi yang
disajikan. Objek video berupa objek dengan animasi gerak.
*Menambahkan file video
Caranya: pilih Ribbon Insert. Pada group Illustration pilih Movie dilih disalah satu sumber file movie
- Movie from file: digunakan untuk memilih file video dari direktori lain.
- Movie from Clip Organizer:
digunakan untuk memilih file video dari Clip Organizer pada task panes
Clip Art. Objek movie yang diklik akan tampil pada bidang kanvas.
*Menambahkan Sound
Untuk menambahkan sound ikuti langkah berikut:
1. Pilih Ribbon Insert.
2. Pada group Illustration pilih Sound.
3. Pilih salah satu sumber file sound:
- Sound from file: untuk memilih file sound dari direktori lain.
- Sound from Clip Organizer: untuk memilih file sound dari Clip Organizer.
- Play CD Auto Track: untuk memilih file sound dari CD.
- Record Sound: untuk memilih file sound yang merupakan hasil rekaman.
Slide yang ditambah sound akan ditandai speaker. Anda bisa memindahkan simbol speaker tersebut pada posisi yang di inginkan.
*Menggunakan Efek Dalam Presentasi
Menyajikan
presentasi semenarik mungkin menjadi tujuan utama seorang presenter
agar audens tidak merasa bosan, tetapi merasa nyaman. Salah satu sajian
menarik dalam presentasi adalah penambahan efek.
1. Menambah dan menggunakan animasi pada presentasi dilakukan dengan cara berikut:
a. Aktifkan atu tampilkan slide yang akan ditambah animasi.
b. Pilih Ribbon Animation, pilih Animate pada group Animation.
Setelah memilih bentuk animate maka animasi akan ditampilkan pada lembar kerja. Untuk mengulang tampilan animasi klik Preview tool.
2.
Mengatur Setting Animasi: pengaturan setting animasi diperlukan untuk
menampilkan sajian presentasi secara maksimal. Untuk mengatur setting
animasi, lakukan tahapan sebagai berikut:
a.Pilih Ribbon Animation.
b.Pada group Animation pilih Custom animation untuk
menampilkan task panes Custom animation di sisi kanan lembar kerja.
Pada task panes Custom animation terdapat menu sebagai berikut:
- Change/Add Effect: untuk mengubah atau menambahkan animasi pada objek slide yang diseleksi.
- Remove: untuk menghapus animasi dengan mengklik nomor animasi pada presentasi lalu klik Remove.
- Start: untuk menampilkan objek menjadi slide presentasi, klik mouse. Ada 3 pilihan untuk menampilkan objek yaitu On Click (untuk menampilkan objek dengan mengklik mouse), With Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi presentasi secara bersamaan) dan After Previous (untuk menampilkan objek yang menjadi bagian presentasi satu persatu)
- Direction: untuk menampilkan objek dari arah tertentu.
- Speed: untuk mengatur kecepatan animasi setiap objek.
3. Menggunakan efek transisi
Efek transisi adalah sefek pergantian slide menggunakan group Transition to this slide. Efek transisi meliputi suara dan animasi. Untuk menembahkan efek transisi, caranya sebagai berikut:
a. Pilih Ribbon Animation.
b. Tampilkan semua pilihan efek transisi dengan mengklik tanda panah pada group Transition to This Slide. c. Pilih bentuk transisi untuk ditampilkan pada lembar kerja.
d. Gunakan efek transisi suara dibagian Transition Sound.
e. Atur kecepatan transisi pada Transition Speed.
f. Klik
Apply to All untuk menerapkan efek transisi pada semua slide presentasi.
g. Hilangkan tanda centang pada
On Mouse Click jika anda ingin menampilkan efek transisi tanpa harus melakukan klik.
h. Atur waktu tampil setiap slide pada bagian
Automatically after.
4. Membuat Hyperlink
Hyperlink digunakan untuk menghubungkan antara slide satu dengan slide
yang lain. Dapat juga dengan menghubungkan file presentasi satu dengan
file presentasi yang lain. Cara menggunakannya sebagai berikut:
a. Seleksi bagian slide yang akan ditambah hyperlink
b. Pilih Ribbon
Insert pada group
Links pilih
Hyperlink.
c. Jika ingin membuat Hyperlink ke file presentasi lain, pilih direktori dan nama file yang akan dijadikan tujuan pada
Look In, lalu klik
OK.
Jika ingin membuat hyperlink ke slide lain yang masih ada dalam satu file presentasi yang sama, klik tombol Bookmark. Setelah itu, pilih nama slide yang akan dijadikan link tujuan anda.
5. Menggunakan perintah action.
Hampir sama dengan fungsi dan penggunaan hyperlink, action juga bisa
digunakan untuk membuat hubungan antara slide satu dengan slide yang
lain, serta hubungan antara file presentasi satu dengan file presentasi
lain. Namun begitu, action di sini bisa digunakan untuk menghubungkan
file presentasi anda dengan file dari program aplikasi lain. Biasanya
action pada PowerPoint berupa objek tombol. Dengan begitu anda harus
membuat tombol terlebih dahulu, baru kemudian dapat membuat sebuah
action. Cara membuat tombol sebagai berikut.
a. Pilih Ribbon
Insert, pada group
Illustration> Shape.
b. Pilih salah satu bentuk tombol pada kategori
Action Button.
c. Buat tombol pada lembar kerja.
d. Pilih
action yang diinginkan.
Hyperlink to (untuk membuat action berupa hyperlink ke slide lain atau file presentasi lain).
Run Program (untuk mengaktifkan file dari program aplikasi lain) misal, Microsoft Excel 2007 atau Microsoft Word 2007.
Membuat Dan Menjalankan Slide Show
Penambahan Slide Show semakin menangguhkan PowerPoint sebagai salah
satu program terbaik untuk presentasi. Untuk menambahkan Slide Show,
anda bisa memanfaatkan Ribbon
Slide Show.
a. Mempersiapkan Slide Show
Tahap pertama pembuatan Slide Show adalah mempersiapkan slide yang akan disajikan dengan memilih
From Beginning atau
Current Slide Show pada group
Start Slide Show. Jika ingin menyajikan slide secara berurutan, anda bisa menggunakan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon
Slide Show.
2. Pada group
Start Slide Show> Custom Slide Show> Custom Show, lalu klik
New.
3. Akan muncuil kotak dialog
Define Custom Show. Kemudian ketikkan nama yang anda inginkan pada "Slide Show Name"
4. Pada bagian
Slides in presentation, pilih slide yang akan disajikan pertama kali.
5. Klik tobol
Add.
6. Pilihan yang diklik akan berpindah ke kotak dialog
Slide in custom show.
7. Setelah selesai mengurutkan klik
OK.
8. Klok
close untuk kembali ke lembar kerja presentasi. Atau klik
show untuk menampilkan pengaturan slide show.
Untuk menampilkan Custom show yang sudah dibuat, pilih Ribbon
Slide Show, pilih
Custom Slide Show, pilih nama custom show yang diinginkan.
b. Merekam Narasi (Naration)
Sebelum narasi presentasi dibuat, pastikan PC sudah dilengkapi dengan
perangkat Headset. Setelah semua perangkat dilengkapi, anda bisa
membuat narasi dengan langkah sebagai berikut:
1. Pilih Ribbon
Slide Show.
2. Pilih group
Set Up> Record Naration.
3. Lakukan tes pada perangkat headset dengan mengklik tombol
Set Microphone level. lakukan tes suara pada jendela
Record Naration dan klik
OK untuk mulai merekam suara.
4. Setelah selesai tekan
Esc untuk mengakhiri.
5. Klik
Save untuk menyimpan hasil rekaman.
6. Hasil rekaman yang dibuat akan langsung ditampilkan pada slide show.
c. Menyembunyikan Slide
Jika slide tidak digunakan, anda bisa menyembunyikanya dengan memilih Ribbon
Slide Show, kemudian aktifkan slide yang disembunyikan. Pada
group Set Up pilih
hide Slide. Dengan begitu, slide yang disembunyikan akan diberi tanda khusus.
d. Menyimpan CD Presentasi
Untuk menyimpan presentasi pada CD langkahnnya sebagai berikut:
1. Klik
Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik
Publish.
2. Pilih
Package for CD.
3. Ketikan nama CD pada kotak
Name the CD.
4. Klik
Add Files untuk memilih nama file presentasi yang akan dikopi ke dalam CD.
5. Tentukan direktori dan nama file presentasi yang diinginkan.
6. Klik
Add.
7. Tahap selanjutnuya, klik
Copy to CD dan lakukan burning file menggunakan program aplikasi CD Burning, misal
Ahead Nero.
e. Mencetak Slide, Note Page dan Handout
Sebagai tahap akhir dalam penyajian presentasi akan dilakukan
pencetakan handout. Cara mencetak Slide/Handout slide/Note page sebagai
berikut:
1. Klik
Logo Office yang terletak dikiri paling atas layar anda lalu klik menu Print.
2. Pilih
Print dan lakukan pengaturan setting pencetakan sebagai berikut:
- Name: digunakan untuk memilih nama printer.
- Print range: digunakan untuk memilih slide/handout yang akan dicetak.
- Print What: digunakan untukmenentukan bentuk atau layout pencetakan. Pilih Slide (untuk mencetak slide), pilih Note Pages (untuk mencetak notes), atau pilih handout (untuk mencetak handout).
- Klik Preview untuk menampilkan hasil akhir handhout.
f. Membuat Presentasi Dalam Bentuk Halaman WEB
Apabila anda menginginkan agar presentasi bisa disajikan secara online dan
bisa dinikmati oleh siapapun di dunia maya, maka anda perlu menyimpan
file presentasi dalam bentuk halaman Web. Untuk lebih jelasnya sebagai
berikut:
*Menyimpan file presentasi ke dalam format halaman web:
1. Klik Save As> pilih Other Format.
2. Tentukan direktori penyimpanan file pada Save In.
3. Ketikkan nama file pada baguian File Name.
4. Tentukan type format Web Page pada bagian Save as type.
5. Klik Publish.
6. Pilih Complete Presentation.
7. Klik Publish, selesai.
*Menampilkan presentasi dalam web browser.
Langkahnya sebagai berikut:
1. Buka Internet Explorer
2. Klik menu File> Open> Browse.
3. Pilih direktori dan nama file yang akan ditampilkan pada web browser.
4. Klik Open.
5. KlikPresentasi akan ditampilkan pada web browser Internet Explorer.
Selesai...
Selamat mencoba.
Mohon maaf jika ada yang salah ataupun kurang dalam penulisan postingan ini,
